Jak mi Eisenhower mluví do života aneb jak si plánovat nejen učení

Také se vám denně kupí hory úkolů a povinností, že byste na ně potřebovali pásku delší jak z kasy trčící účtenky do loterie? Lezou vám očka z důlků při pomyšlení na „Čím jen začnu?“.

Americký generál a prezident Dwight David Eisenhower měl pod čepicí. Můj táta jeho techniku poznal a jako ještě dítě mne ji naučil. Tahle technika, která třídí úkoly podle naléhavosti a zároveň podle důležitosti, mi každý den zachraňuje zadek. Zapojte do svého denního plánování Eisenhowerovu techniku a zvítězte nad seznamem povinností dřív než on nad vámi.

Eisenhowerův princip důležitosti a naléhavosti

Technika timemanagementu, kterou by ocenili už žáci základní školy. Kéž nás ji učí dříve jak slovní druhy. Můj táta mi tuto techniku představil před lety. Nedůvěřivě jsem ji šla prozkoumat na internet. Vypadla na mne tenkrát slova „matice“ a „kvadranty“ a taková sprostá slova vás spíše odradí, než navnadí. Přesto jsem ji začala používat. Neskromně, dnes je mi pravou rukou. Každý den. Zároveň na internetu najdete různorodé popisy níže uvedených kvadrantů, přičemž zdroje se vzájemně vylučují. Trvalo mi dlouho než jsem se jimi probrodila a zjistila, že spousta lidí jen hledá obsah na své stránky a myslí kolenem. Tohle je tedy pokus o srozumitelný popis. 

Jak Eisenhowerův čtverec funguje? 

Připravte si seznam aktivit, úkolů a povinností, abych byla dobová – to do list. Můžete ho mít jen v hlavě, pro začátek doporučuji na papíře. Až budete mít seznam připravený, na chvíli ho odložte a vezměte si čistý list papíru. Papír rozdělte tak jako na obrázku na čtyři části a popište si, co jednotlivé oddíly znamenají. Pro hlavouny, na ose x teče čas, na ose y míra důležitosti. Pro hlavy mne podobné, zleva doprava je tok času, tedy levá polovina znamená „spěchá, teďka hnedka“, napravo je budoucnost „nenaléhavé, a tak vyčkej času jako husa klasu“. Nahoře je to významné, čím výše, tím důležitější, dole je to méně významné.

Do čtyřech vzniklých čtverců si vepište aktivity z vašeho to do listu. Jak? Položte si otázku: „Je pro mne aktivita důležitá, klíčová, podstatná?“ Je-li to důležité, položka bude v horní polovině papíru, je-li málo významná, bude v dolní polovině papíru. Následuje otázka: „Spěchá to? Musím to udělat teď, nebo to počká?“ Je-li aktivita naléhavá, bude nalevo, mám-li na aktivitu času více, bude napravo.

Máte seznam aktivit rozepsaný do jednotlivých oddílů? Teď už jen stačí začít aktivity plnit. Ale jak? V jakém pořadí plnit své povinnosti? Jednoduše. Eisenhower nám právě pomohl a jasně nám říká, čím začít. 

Za prvé. I. kvadrant – důležité a zároveň naléhavé – Hoří. Tak has! Úkoly v tomto kvadrantu začněte řešit neodkladně. To, co je zde, má přednost. 

např. zítřejší test, porady a pracovní úkoly, na které jste zapomněli

pozn.: Budete-li pravidelně používat Eisenhowerovu matici, stane se, že první kvadrant bude prázdný. Jednoduše nebudete muset nic hasit na poslední chvíli, jelikož budete kvalitně organizovaní. 

Za druhé. II. kvadrant – důležité a zároveň NEnaléhavé

Prevence, a tedy cesta rozvoje a udržitelnosti. Sem patří dlouhodobé projekty. Sem patří to, co nás dlouhodobě posouvá vpřed. Přirozeně se vyhýbáme tomu, co nespěchá, zároveň se tak vyhýbáme budování našich snů. V tomto segmentu bychom měli trávit nejvíce času a vytvořit si pro něj časový (realistický!) plán. 

např. příprava na státnice, maturitní zkouška, obhajoby, budování kurzu či projektu, prezentace a analýza hospodaření firmy

Za třetí. III. kvadrant – NEdůležité a zároveň naléhavé

Rozptyl, tak ho rozptyl. Zde jsou rutinní činnosti, které nám berou čas a zároveň mají malou hodnotu pro splnění našich cílů. Pokud je to možné, delegujte úkony z tohoto segmentu na druhé lidi. Urgentní záležitost se ráda obléká do kabátu důležitého, a my tak získáváme falešnou představu tom, že to či ono musíme neodkladně teď hned řešit a zapomínáme, že to pro nás není ve skutečnosti tak významné.

např. vyřizování e-mailů, zpráv, sdílení fotek na sociálních sítích, nákup potravin, domácí povinnosti

Poslední. IV. kvadrant – NEdůležité a zároveň NEnaléhavé

Žrouti času. Do koše s nimi. Nedůležité a tedy nekorelující s naší životní vizí a zároveň bez naléhavosti si nezaslouží naši pozornost. Těmto aktivitám se vyhněte. A vytvořte si podmínky proto, abyste tyto aktivity ani nevědomky nenačínali např. scrollování po sociálních sítích. Při učení si ztlumte telefony, ideálně odneste někam hodně daleko, ať vás neruší rozsvěcející se obrazovka nebo jen vědomí, že telefon máte ve své blízkosti.

např. hraní her na mobilu (Candy Crush), sledování TV, scrollování po sociálních sítích

Tip: Papír rozdělený na kvadranty si zalaminujte a používejte mazací fixy. Mějte ho stále před sebou nad pracovní deskou a jen vpisujte a mažte. A nebo používejte lepicí papírky a lepte si je do vyhrazeného prostoru rozděleného na segmenty. 

Na fotce vidíte mou vlastní nástěnku. Zrovna jsem si uklízela a přeorganizovávala pracovní stůl včetně nástěnky. Když jsem si popisovala první kvadrant a napsala “Hoří”, pro žert jsem dopsala “má panenko”. A tak jsem pokračovala v duchu české kinematografie. 

Jaké to je plánovat si den s Eisenhowerem? Přichází vám na mysl lehkost? Mně ano.